Коротко. В февральском номере «Информационного бюллетеня Техэксперт» за 2025 год вышло интервью Марины Синицыной к десятилетию Системы управления нормативной и технической документацией «Техэксперт». Главная мысль вынесена в заголовок: у нормативного документа «есть свой жизненный цикл. И им надо уметь управлять». Ниже — ключевые тезисы в нашем пересказе.
Как появилась СУ НТД
Система выросла из Банка документов — решения, которое позволило добавлять к федеральным документам в «Техэксперте» и «Кодексе» собственные документы организации. На внедрениях стало понятно, что предприятиям мало хранить свои документы рядом с внешними: им нужно ими управлять — приводить к одному формату, классифицировать и держать актуальными.
Структура СУ НТД повторяет жизненный цикл документа: он появляется, применяется, меняется вместе с процессом или требованиями к продукции и в конце концов отменяется. Подсистемы появлялись в таком порядке:
- ведение фондов (на основе Банка документов);
- актуализация фонда по изменениям федеральных документов;
- согласование документов внутри предприятия;
- Конструктор нормативных документов — чтобы создавать новые внутренние документы быстрее и по шаблонам.
На момент интервью готовилась подсистема обсуждения нормативных документов: доступ к проектам, сбор замечаний, сводка отзывов, решения по каждому замечанию, а также фиксация пробелов технического регулирования.
Чем СУ НТД отличается от обычного хранилища документов
На вопрос о сравнении с ECM-системами вроде SharePoint Марина Синицына называет четыре отличия:
- Легитимный источник. СУ НТД закрывает вопрос, где лежат оригиналы, по которым работают сотрудники.
- Актуальность, а не только хранение. Ответственные видят изменения во внешней нормативной базе и вовремя переносят их во внутренние документы.
- Контроль доступа и ознакомления. Кто видит документ и кто должен ознакомиться с новой редакцией.
- Единый фонд. Вместе с «Кодексом» и «Техэкспертом» внутренние и внешние документы связаны сквозным поиском и перекрёстными ссылками, так что локальные документы проще держать в соответствии с государственным регулированием.
Что мотивирует предприятия
Первое — уйти от стеллажей с папками к безбумажной работе, когда документ, его часть или статус можно открыть из любой точки с интернетом. Это особенно важно для молодых специалистов.
Второе — культура создания собственных документов. Без системы стандарт организации можно годами согласовывать по почте, теряя версии и авторов правок, а при смене команды потерять и саму историю. В СУ НТД сохраняются все версии, согласования и замечания, даже непринятые — к ним можно вернуться позже. В итоге растёт качество документов, а за ним и качество продукции.
Кому нужна СУ НТД
По словам Марины Синицыной, система подходит предприятию любой отрасли и масштаба. Признаки, что пора:
- документы приходится искать в бумажных или сетевых папках;
- нужен чёткий перечень документов для каждого сотрудника или подразделения;
- хочется уйти от бумажного документооборота и освободить время специалистов от рутины.
SMART и Конструктор нормативных документов
Идея SMART — перейти от документов к данным: вместо чтения многостраничного стандарта получить набор требований к конкретной продукции и процессу. «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» делает так же и с внутренними документами: документ становится не сплошным текстом, а контейнером с данными. Такие документы быстрее искать, а в будущем их смогут обрабатывать машины.
Планы развития
Цель Консорциума «Кодекс» — чтобы СУ НТД пользовались все его клиенты. Существующие подсистемы развиваются по запросам пользователей, новые готовятся к выпуску или прорабатываются и ждут заинтересованного заказчика. Обратная связь пользователей попадает в план каждой следующей версии.
Что это значит для вашего предприятия
Как эти идеи выглядят на практике — в нашей статье «Организация жизненного цикла нормативных документов в СУ НТД» со схемой и видео семи этапов. Проверить подход на своих процессах можно в ходе апробации СУ НТД — напишите нам в Telegram или MAX.
Первоисточники
- «Информационный бюллетень Техэксперт», № 2 (224), февраль 2025, рубрика «От первого лица», с. 11–12. Беседовала Алёна Георгиева
- СУ НТД «Техэксперт» — сайт разработчика