Коротко. Актуализация фонда НТД — это регулярная проверка статуса каждого документа, который применяет предприятие, и замена устаревших. Для лабораторий это прямое требование п. 8.3 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019: актуальные версии — на рабочих местах, устаревшие не применяются по ошибке. Надёжнее всего вести фонд в справочной системе, где статус обновляется автоматически, и закрепить это в локальном акте.
Что требует ГОСТ ISO/IEC 17025 к управлению документами?
По п. 8.3 лаборатория управляет и внутренними, и внешними документами — а ГОСТы, методики и законы как раз внешние. Стандарт требует, чтобы:
- документы периодически анализировались и при необходимости пересматривались;
- были идентифицированы изменения и статус текущей редакции;
- актуальные версии были доступны на всех рабочих местах;
- устаревшие документы не применялись непреднамеренно, а если их хранят — были соответствующе помечены.
Этот пункт входит в число тех, что проверяют на подтверждении компетентности — см. чек-лист перед проверкой → Чек-лист лаборатории. Для производства и проектных бюро логика та же: работа по отменённому документу ведёт к браку, претензиям и замечаниям экспертизы.
Какие статусы бывают у документа?
В справочной системе у каждого документа есть статус: действует / применяется с даты, заменён другим, отменён, не вступил в силу. Важно смотреть не только на сам документ, но и на изменения и поправки к нему.
Пример — стандарт о правилах разработки ГОСТ Р → Как рождается стандарт: ГОСТ Р 1.2-2014 заменён с 18.07.2016 на ГОСТ Р 1.2-2016, тот — с 01.09.2020 на ГОСТ Р 1.2-2020, а к нему с 08.10.2026 применяется новая поправка. Тот, кто скачал текст в 2021 году и держит его в папке, поправки не увидит.
Как организовать актуализацию фонда НТД?
- Составить перечень всех внешних документов, которые применяются: номер, название, где применяется, ответственный.
- Определить источник статуса — одна справочная система, а не поиск по форумам и папкам.
- Задать периодичность проверки и фиксировать её результат (дата, кто проверил, что изменилось).
- Отработать изменения: обновить методики, инструкции, СТО и чек-листы, где есть ссылка на изменившийся документ → Стандарт организации (СТО).
- Убрать или пометить устаревшие бумажные и скачанные копии.
Ручная сверка по списку работает, пока документов десятки. Когда их сотни, шаги 2–3 лучше отдать системе: в «Техэксперте» статус, история документа, редакции и связи «ссылается на / на него ссылаются» показаны прямо в карточке документа. Следующий шаг — искать не документы, а требования → Реестры требований, и в эту сторону движутся умные стандарты → Умные стандарты.
Чек-лист актуализации с сервисами «Техэксперта»
- Прогнать внутренние документы (СТО, методики, инструкции) через сервис кАссист — он найдёт ссылки на отменённые и заменённые документы
- Для каждого заменённого документа открыть «Историю документа» и сравнение редакций — что именно изменилось
- На вкладке «На него ссылаются» проверить, какие ещё документы затронет замена
- Поставить ключевые документы фонда на контроль и просматривать «Горячие документы» — новое видно до включения в систему
- Перед проверкой собрать требования к своей деятельности в «Реестрах нормативных требований» → Реестры требований
Как показать эксперту по аккредитации, что фонд актуален?
Частый вопрос на проверке: «Как лаборатория удостоверяется, что справочная система соответствует требованиям 17025?» Эксперты службы поддержки «Кодекс»/«Техэксперт» разъясняют:
- Раздел 7.11 стандарта относится к данным самой лаборатории (результатам измерений), а справочная система обеспечивает управление внешней документацией.
- В локальных актах нужно прописать, что управление внешней документацией обеспечивается актуальной версией системы на рабочих местах специалистов.
- Подтвердить это можно действующим договором и демонстрацией входа в систему с рабочих мест.
- Дополнительный аргумент — документ СМК «Правила обеспечения лаборатории НПА и документами по стандартизации» с порядком работы сотрудников с документами системы.
Покажем, как выглядит контроль статуса на вашем фонде НТД: 3 дня бесплатно → заявка на 3 дня.
Вопросы и ответы
Как часто нужно актуализировать фонд НТД?
ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 требует периодический анализ, а конкретную периодичность лаборатория устанавливает сама в своих документах. При работе в справочной системе статус виден при каждом открытии документа.
Можно ли держать старые редакции?
Можно, если они помечены как устаревшие и исключено их случайное применение (п. 8.3.2 f ГОСТ ISO/IEC 17025-2019).
Подтверждает ли справочная система соответствие требованиям к управлению документами?
Система — инструмент. Чтобы эксперт его засчитал, его использование должно быть закреплено в локальном акте и подтверждено договором и доступом с рабочих мест.
Что делать, если документ заменён, а методика ссылается на старый?
Оценить, что изменилось (сравнение редакций есть в системе), и внести изменения в методику или СТО → Стандарт организации (СТО). Для аккредитованных лабораторий следите ещё и за разъяснениями Росаккредитации → Росаккредитация: п. 7.7.2.
Первоисточники
- ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, п. 8.3 «Управление документами системы менеджмента»
- ГОСТ Р 1.2-2020 — пример истории редакций и поправок
- Консультация службы поддержки «Кодекс»/«Техэксперт» о соответствии ПСС «Техэксперт» требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, 2025 — в системе «Техэксперт»